Desde 2002, a Universidade de Santa Cruz do Sul (UNISC) utiliza o OpenOffice.org, hoje BrOffice.org, nos seus escritórios administrativos. O caso de migração da UNISC é um dos mais conhecidos da comunidade, não só pela consistência técnica das soluções implementadas mas, também, pela constante participação da equipe da universidade nas atividades do Projeto BrOffice.org.

O projeto nasceu da perspectiva de racionalizar o uso do software dentro da universidade. Para a categoria de pacotes de escritório, diversas alternativas foram estudadas. Inicialmente, o StarOffice qualificou-se como uma boa opção, mas seu fraco desempenho em computadores mais antigos acabou por eliminá-lo da escolha. Pouco tempo depois, atenta às novidades do mercado, a equipe de analistas da área de suporte voltou sua análise para o novo pacote de escritórios livre lançado a partir da abertura do código-fonte do StarOffice pela Sun Microsystems, o OpenOffice.org. Após uma nova rodada de estudos e testes, o OpenOffice.org foi homologado como o pacote de aplicativos padrão dentro da Universidade.

O primeiro passo para alavancar o processo de migração foi formar uma equipe de técnicos da área de tecnologia da informação com objetivo principal de sustentar as ações do projeto. Um desafio bastante grande, dados os números da UNISC. A universidade conta, hoje, com mais de 2.000 computadores espalhados por diversos campi em várias cidades do Rio Grande do Sul. Ao todo, são mais de 12.000 alunos, aproximadamente 600 técnicos adminstrativos e mais de 500 professores, para 46 cursos de graduação, além de cursos de especialização, mestrado e doutorado.

Segundo Edemar Lírio Júnior, técnico da equipe de suporte da UNISC, o início não foi fácil. Inicialmente, haviam dúvidas sobre a possibilidade de cobrança pelo licenciamento do OpenOffice.org, além de problemas de incompatibilidade dos formatos de arquivo e o desempenho em computadores mais antigos. Foram diversas as ações para eliminar os problemas derivados do processo de migração. Edemar conta que o formato .rtf foi largamente utilizado no início da migração por ser bem entendido tanto pelo OpenOffice.org quanto pelo Microsoft Office. Logo em seguida, os arquivos .rtf foram gradativamente sendo substituídos por arquivos nos formatos .pdf e .sxw (do OpenOffice.org 1.1.x), principalmente em pontos estratégicos de troca de documentos, como a Intranet da universidade.

Para fomentar a aceitação das novas aplicações pela comunidade acadêmica, a administração ofereceu cursos de formação para os técnicos administrativos e para os alunos. Segundo Edemar, nos quatro anos do projeto já foram capacitados mais de 420 técnicos da instituição. Em 2004, os técnicos da equipe de suporte também receberam um treinamento específico, que constituiu a base de conhecimento necessário para a resolução de diversos problemas. Alguns, relacionados a instalação da aplicação, por exemplo, foram resolvidos através da utilização da parametrização adequada da instalação, com o desenvolvimento de scripts específicos para cada ambiente. Edemar recorda que “começamos a ganhar tempo, pois rapidamente detectávamos os problemas e, os mesmos, em sua maioria, eram nos perfis, não mais na instalação, o que leva pouco tempo para ser corrigido”.

Outra ação complementar, foi a disponibilização de CDs de instalação do OpenOffice.org na biblioteca, juntamente com um manual contendo as operações mais comuns para os usuários. Até hoje, os CDs de instalação já contabilizam mais de 350 locações.

Hoje, a UNISC possui mais da metade das suas instalações de pacotes de escritório utilizando o OpenOffice.org. As instalações com o Microsoft Office são instalações antigas e, a medida em que os computadores são destinados para a manutenção técnica ou redistribuição, o OpenOffice.org é instalado nos equipamentos. Edemar lembra que essa política também é adotada para outras aplicações livres usadas na UNISC. Softwares como o GIMP, Dia, NVU, 7-zip, Gaim, entre outros, fazem parte da realidade da universidade, além de estações utilizando a distribuição Debian, uma das favoritas entre o corpo técnico e acadêmico da UNISC.